Urlaub ist Urlaub und Arbeit ist Arbeit
Der erste Reflex für viele Selbständige, insbesondere für Kopfarbeiter, die unterwegs nicht körperlich arbeiten müssen ist oft der Versuch, eine Reisen im Falle des Falles als private Reisen zu deklarieren und dann eine Reiseversicherung für Urlaubsreisen abzuschließen. Abgesehen davon, dass ein solches Verhalten leicht betrügerisch werden kann, wird eine Versicherung, sobald Geschäftsausrüstung verloren oder beschädigt wurde, eine Geschäftsreise sehen. Und Geschäftsausrüstung ist vieles: Für eine Fotografen die Kamera, für den Grafiker ein Laptop und für den Musiker sein Instrument. Auch wenn ein Schriftsteller ein Hotelzimmer in Frankfurt für die Zeit der Buchmesse stornieren will, wird die Versicherung prüfen, ob nicht doch eine Reiseversicherung für Geschäftsreisen erforderlich gewesen wäre.

Wichtige Bestandteile einer Geschäftsreisen-Versicherung
Eine gute Reiseversicherung für Geschäftsreisen sollte aber auch weitere wichtige Merkmale beinhalten, die für private Reisen nicht ins Gewicht fallen, und daher auch in Versicherungen für private Reisen auch nicht enthalten sind. Dazu gehören insbesondere

• Krankenversicherungsschutz auch bei langer Reisedauer (z.B. bei Projekten im Ausland)
• Wesentlich höhere Stornokosten werden akzeptiert (z.B. für teure Hotelzimmer zu Messe-Terminen)
• Auch teure Geschäftsausrüstung wird gegen Verlust oder Beschädigung versichert (Werkzeuge, Messgeräte, IT-Ausrüstung)
• Auch eine Unfallversicherung ist sinnvoll, gerade auch bei Arbeiten im Ausland

Nicht den Kopf in den Sand stecken
Als Dienstleister der sich auf die Unterstützung von kleinen und mittleren Firmen die die Organisation von Geschäftsreisen spezialisiert hat, haben wir bei BestPrice.Travel schon lange nach einer Lösung für kleine Firmen sowie für Selbstständige und Freiberuflern Ausschau gehalten, die allen ermöglicht, sich gegen die mit Geschäftsreisen verbundenen Risiken abzusichern. Mir ist jetzt ein Angebot auf den Tisch geflattert, mit dem Sie diese Risiken zu einem wirklich günstigen Preis abdecken können. Es gibt also keinen Grund mehr, um die Ecke zu denken, Arbeit als Urlaub zu definieren oder schlimmer noch, den Kopf in den Sand zu stecken.

Detaillierte Informationen sowie Preise und Bedingungen zu dieser Reiseversicherung für Geschäftsreisen finden Sie hier.

Pamela & Johannes Stockburger

Fragen und Anmerkungen zum Thema und zum Video gerne als Kommentar zu diesem Post,
oder aber auch nicht-öffentlich über den Bestprice.Travel Helpdesk

Schwieriger gestalten sich Situationen wie die Vulkanasche-Flugsperre im Frühjahr 2010, als die Regierungen der EU große Teile des europäischen Luftraumes gesperrt haben. Eine Computersimulation hatte eine hohe Wahrscheinlichkeit angezeigt, dass für Flugzeuge gefährliche Aschepartikel in der Luft vorhanden seien. Die Regierungen wollten natürlich nicht für Tote bei einer möglichen Katastrophe verantwortlich gemacht werden. Sie waren aber erst nach mehreren Tagen, und auf massiven Druck einiger großer Fluggesellschaften bereit nachzumessen, wie viele Partikel tatsächlich wo im Luftraum vorhanden waren und wie diese beschaffen waren.
Störungen aufgrund von politischen Entscheidungen sind auch denkbar bei Seuchengefahr, wie etwa im Falle der SARS-Infektion, und bei politischen Unruhen. Es liegt auf der Hand, dass auf politischen Entscheidungen beruhende Störungen im Flugverkehr nicht so berechenbar sind wie wetterbedingte Störungen. Sie lassen sich auch nicht so leicht zeitlich eingrenzen oder durch einen kleinen Umweg vermeiden, wie das bei Arbeitskämpfen möglich ist.

Wie kann ich mich schützen?
Es stellt sich für mich als Reisenden natürlich in erster Linie die Frage: “Wie kann ich die Auswirkungen dieser Störungen auf meine Reisepläne und mein Wohlbefinden möglichst gering halten?” Es gibt drei Punkte, an denen Ihr Verhalten entscheidend ist:

Bei der Flugbuchung
Wenn Ihre Reise glatt und problemlos abläuft, ist die Service-Qualität des Reisebüros über den Ticketverkauf hinaus nicht wichtig. Sie kaufen bezahlen und fliegen.
Wenn es jedoch Störungen gibt, kann es einen großen Unterschied ausmachen, ob Sie Informationen nur über eine garantiert überlastete Hotline bekommen können, oder ob Sie einen persönliche Ansprechpartner haben, der von den Airlines aktuelle Informationen zusammen mit Vorgaben über mögliche kostenlose Umbuchungen und Erstattungen bekommen hat. Sie können dann mit Ihrem persönlichen Reiseberater – so Sie einen haben – Ihre Möglichkeiten besprechen und eine Entscheidung treffen, die Ihren Bedürfnissen am ehesten entspricht.

Vor der Abreise, wenn Störungen im Flugverkehr Ihren Reiseplan bedrohen
Sie sollten sich informieren, ob Ihr Flug durchgeführt wird, bevor Sie sich zum Flughafen aufmachen. Sie sollten bereits jetzt nach besonderen Umbuchungs- und Stornoregeln fragen, um zu entscheiden, ob Sie Ihr Ticket nutzen, auf ein anderes Verkehrsmittel oder eine andere Flugverbindung ausweichen, die Reise verschieben oder ganz absagen.
Dasselbe gilt vor Antritt des Rückfluges: Informieren Sie sich, ob Ihr Flug planmäßig durchgeführt wird, bevor Sie sich auf den Weg machen. Wägen Sie Ihre Möglichkeiten ab und entscheiden Sie dann, ob Sie die Rückreise wie geplant antreten, umbuchen oder auf einen anderen Verkehrsträger ausweichen. Sollten Sie Ihren Flug trotz der Störung antreten, ist es ratsam, Ihr Handgepäck sorgfältig auszuwählen damit nicht alles, was Sie wirklich brauchen, einen halben Kontinent von Ihnen entfernt in einem gestrandeten Koffer dümpelt.

Unterwegs, wenn Sie von Störungen im Flugverkehr eingeholt werden
Wenn Sie einen Flug bereits angetreten haben, spätestens ab dem Zeitpunkt, an dem Sie Ihre Boading-Card haben, ist die Airline Ihr einziger Ansprechpartner. Wenn Sie wegen einer Verspätung Ihren Anschlussflug nicht mehr erreichen können, müssen Sie sich sofort an die betreffende Airline wenden, damit diese eine Lösung arrangieren kann. Das kann ein Anschlussflug kurze Zeit später sein, vielleicht auch eine Hotelübernachtung und ein Weiterflug am nächsten Tag. Möglicherweise auch eine Weitereise mit der Bahn, einem Bus oder auch mit einem Mietwagen.
Dasselbe gilt, wenn ein Gepäckstück nicht angekommen ist. Wenn Sie keinen Ansprechpartner der Fluggesellschaft finden, fragen Sie mit einem Mitarbeiter des Flughafens danach.

Zusammenfassung
Natürlich ist es am besten, wenn Sie von Störungen im Flugverkehr bei Ihrer Reise nicht unmittelbar betroffen werden. Wenn Sie Ihr Ticket bei einem guten Reisebüro gekauft haben, wird der Reiseberater Ihnen vor Ihrer Abreise zum wichtigen Helfer, der Ihnen informierte Entscheidungen ermöglicht. Bei Störungen nach Antritt eines Fluges ist die Fluggesellschaft der einzige Ansprechpartner. Sprechen Sie bei Problemen sofort einen Mitarbeiter der Fluggesellschaft an.

Dieses Video aus dem Herbst 2008 gönnt uns jedoch den Luxus, unseren Fokus auf das zu richten, was an uns vorbeigegangen ist, und dennoch vor Freude zu strahlen.

Für das kommende Jahr wünschen wir uns und Ihnen, daß wir auf die Gaben unseres Lebens sehen können, und daß wir dabei froh können. Als krönenden Abschluss wünschen wir allen eine kleine Prise Stolz.

Aber was dürfen wir dann unter Travel-Management verstehen? Es geht in dieser Disziplin um die optimale Nutzung von Ressourcen mit Bezug auf Geschäftsreisen. Das fängt damit an, daß man herausfindet, wo Geschäftsreisen notwendig sind, und ob eine bestimmte Reise tatsächlich mehr Nutzen bringt als sie kostet. Für Mittlere und große Firmen wird der Bedarf für Geschäftsreisen anhand von vorher festgelegten Regeln bestimmt und in verschiedenen Kategorien organisiert. Dies beschleunigt den Entscheidungsprozess, macht Entscheidungen nachvollziehbar und erlaubt somit ein effektives Delegieren der Entscheidungen.

Aber jede Firma, sei sie noch so klein, sollte jedenfalls die Informationen zusammentragen, die zu einer Bewertung von Kosten und Nutzen einer Reise notwendig sind Kosten und den Nutzen. Nur so kann der Unternehmer oder das Management wissen, ob sie zu viel oder zu wenig Mittel für Geschäftsreisen bereitstellen, und ob diese Mittel einen angemessenen Gegenwert für die Firma erbringen.

Eine weitere Funktion von Travel-Management besteht darin, daß die anfallenden Reisekosten den entsprechenden Projekten oder Kunden-Beziehungen zugeordnet werden können. Dies ist notwendig, weil nur so die festgestellt werden kann, ob ein Projekt oder ein Kunde der Firma einen Gewinn oder Verluste beschert.

Erst danach kommt als weitere Aufgabe für das Travel-Management, Dienstleistungen für Geschäftsreisen günstig einzukaufen.

Ich gebe zu, daß dies eine sehr breite Definition von Travel-Management ist. Die meisten Reisemanager werden Ihnen sagen, daß sie die Reise-Richtlinien nicht selbst entwickeln, und daß sie auch nicht bewerten, ob eine Reise notwendig ist, oder nicht.

Im engeren Sinne wird unter Travel-Management somit die Zuordnung von Geschäftsreisen zu vorgegebenen Kategorien verstanden. Die Aufgabe des Travel-Managers ist es dann, die Reise kostengünstig entsprechend den Regeln zu organisieren, die für diese Kategorie auf einer höheren Hierarchie-Ebene festgelegt wurde. Die für das Controlling relevanten Informationen werden dann automatisch generiert und laufen bei der Buchhaltung auf.

Die Buchhaltung alarmiert dann Management-Funktionen an anderen Stellen in der Firma, wenn bestimmte vorher definierte Ereignisse eintreten – zum Beispiel auffällige Kosten-Steigerungen – und wenn die Zahlen von mehreren Abteilungen oder Projekten, die eigentlich vergleichbar sein sollten, sehr unterschiedlich sind oder sich deutlich in unterschiedliche Richtungen entwickeln. Außerdem stehen die durch ein professionelles Travel-Management generierten Informationen immer dann zur Verfügung, wenn die Profitabilität eines Kunden oder eines Projektes bewertet werden muss, oder wenn ein Angebot für ein Projekt erstellt werden muss, und dazu die anfallenden Kosten abgeschätzt werden sollen.

Ab Mitte Januar werden wir eine Reihe von Online-Seminaren veranstalten, in denen die verschiedenen Aspekte des Travel-Managements beleuchtet werden. An jedem Seminar können bis zu 30 Personen teilnehmen. Eine vorläufige Themenliste:

1. Der Nutzen von Geschäftsreisen
2. Alternativen zu Geschäftsreisen
3. Stärken der Alternativen
4. Kosten von Geschäftsreisen
5. Der Zusammenhang zwischen Ausgaben für Reiseleistungen und Opportunitätskosten
6. Was Travel-Management leisten kann
7. Systematisches Travel-Management durch Reiserichtlinien
8. Travel-Management Werkzeuge für kleine und mittelgroße Unternehmen

Wenn diese Themen für Sie interessant klingen, tragen Sie bitte hier Ihren Namen und Ihre Email-Adresse ein. Sie erhalten dann eine Einladung und das begleitmaterial für die Online-Seminare.

Fragen Sie Ihre Kontaktperson
Wahrscheinlich kennen Sie jemanden an dem Ort, den Sie besuchen werden. Wenn dem so ist, können Sie Ihre Kontaktperson bitten, ein geeignetes Hotel für Sie zu buchen. Sagen Sie deutlich, was für ein Hotel Sie suchen. Sonst könnte passieren, daß Sie in einem perfekten Hotel landen, das jedoch Ihr Budget sprengt. Oder sie könnten in einem Hotel mit ganz vernünftigen Tarifen landen, aber ohne Internet Zugang und Fitness Center. Das kann ärgerlich und teuer sein, wenn Sie beides benötigen.

Buchen Sie immer ein Hotel im Voraus
Wenn Sie nicht in der komfortablen Lage sind, daß Sie jemanden, der Ihr Reiseziel kennt, um Rat fragen können, haben Sie weitere Möglichkeiten:

1. Sie können mit einer Internet-Suchmaschine nach Hotels an Ihrem Reiseziel suchen, und ein Hotel, das Ihnen zusagt, anrufen.
2. Es gibt reichlich Webseiten, die auf Hotelbuchungen spezialisiert sind.
3. Wenn Sie Ihre Zeit nicht mit der Suche nach einem Hotel über das Internet verschwenden wollen, können Sie Ihr Reisebüro nutzen.

Eins ist aber wichtig: Reservieren Sie im Voraus. Reisen Sie nicht einfach los und suchen dann nach einem Hotel, wenn Sie an Ihrem Reiseziel angekommen sind. Hotelbesitzer wissen, daß es teuer und zeitaufwendig ist, in der Fremde nach einem geeigneten Hotel zu suchen. Wenn Sie ein akzeptables Zimmer zu einem vernünftigen Preis wollen, dann müssen Sie Ihr Hotelzimmer reservieren, bevor Sie von zuhause losfahren.

Websites für Hotelbuchungen
Hotelbuchungsservice im Internet bieten Ihnen viele verschiedene Hotels an. Das beginnt beim preisgünstigen Hotel im Industriegebiet und geht bis zum feinen Fünf-Sterne Hotel in allerbester Lage. Wenn Sie nach einem Hotel mit üblichem Einrichtungen und normalem Service suchen, kann eine Hotelbuchungs-Website eine perfekte Option sein. Wenn sich an Ihrem Reiseziel Fuchs und Hase gute Nacht sagen, muß allerdings so manche Hotelbuchungsmaschine passen.

Garantierte Hotelbuchungen
Bei den meisten Hotel-Reservierungen sollten Sie Ihre Kreditkarteninformation als Garantie hinterlegen. Mit einer Garantie wartet Ihr Zimmer auch dann noch auf Sie, wenn Sie erst am Abend anreisen. Wenn Sie nicht kommen, wird Ihrer Karte der Preis für eine Nacht belastet. Eine Reservierung ohne Garantie wird üblicherweise gelöscht, wenn Sie bis 18 Uhr nicht im Hotel angekommen sind.

Stornogebühren
Bei einigen Sonderangeboten, an wenigen Tagen in der Hochsaison, während großer Messen oder an Feiertagen mit Festprogramm kann es eine Stornogebühr geben, und eine Frist, nach deren Ablauf eine Reservierung nicht mehr gestrichen werden kann. Wenn Sie Ihr Hotel über einen Reiseveranstalter im Rahmen einer Pauschalreise gebucht haben, müssen Sie auch mit restriktiven Stornobedingungen rechnen. Wie immer: Lesen Sie das Kleingedruckte.

Luxushotels
Wenn Sie nach Ihrem geliebten Luxushotel in einer Buchungsmaschine suchen, werden Sie es vielleicht oder vielleicht auch nicht finden. Die allerbesten Hotels bieten nicht nur erstklassige Anlagen und ausgezeichneten Service. Sie müssen auch wählerisch bei ihren Gästen sein. Oft nutzen sie einen sehr hohen veröffentlichen Preis als erste Barriere gegen unerwünschte Besucher. Empfehlungen, etwa durch Firmenkontrakte, können Ihnen bei Luxushotels einen hohen Rabatt einbringen. Wenn das Hotel Sie bereits als guten Gast kennt, können Sie auch in vielen Fällen ein hoher Preisnachlass auf den Listenpreis des Luxushotels genießen.
Einige Reisewebsites verlangen eine “Best-Preis-Garantie“ von Hotels, die in ihrem System angeboten werden. Ein Hotelmanager, der seine Gäste auswählen möchte, wird kaum einer außenstehenden Agentur Einfluß auf seine Preispolitk zugestehen. Mein Rat: Wenn Sie eine Hotel-Reservierung in einem Luxushotel wünschen, sollten Sie die Reisestelle Ihrer Firma nutzen, oder ein Reisebüro einschalten, das Zugang zu den Firmentarifen Ihrer Organisation hat. Sollte das nicht möglich sein, empfehle ich den altmodischen Weg: Nehmen Sie Ihr Telefon in die Hand und rufen Sie das Hotel an.

ABC der Mietwagenbuchung

Das Webinar findet am Donnerstag, den 17. Juni 2010 um 15 Uhr deutscher Zeit statt. Das Webinar zeigt Ihnen, wie Sie böse Überraschungen im Zusammengang mit Mietwagen vermeiden können.

Das Webinar ist kostenlos. Fragen zum Thema können Sie hier bereits jetzt stellen.

Sie benötigen:

1. Einen gültigen Führerschein. Und möglicherweise auch einen internationalen Führerschein.
2. Oft muss der Fahrer mindestens 21 Jahre alt sein.
3. Eine Kreditkarte. Die wenigsten Autovermietungen akzeptieren “Prepaid”-Kreditkarten oder Kreditkarten, auf denen die Kartennummer nur gedruckt und nicht geprägt ist. Es muss möglich sein, einen Abdruck der Karte auf einem speziellen Formular zu erstellen. Für teurere Mietwagen können auch zwei Kreditkarten verlangt werden; eine davon sollte dann eine American Express oder Diners Card ohne Limit sein.
4. Wenn eine Firma ein Fahrzeug für einen Angestellten mietet, kann die Kreditkarte durch einen Firmenkontrakt und eine Kundenkarte mit Zahlungsfunktion, die von der Autovermietung ausgegeben wurde, ersetzt werden. Wenn der Firmenvertrag das erlaubt, kann dann der Angestellte die Kundenkarte anstatt einer Kreditkarte verwenden.

Wenn Sie eine dieser Bedingungen nicht erfüllen, werden Sie Ihr Auto nicht bekommen

Mietbedingungen
Bevor Sie Ihr Auto mieten, sollten Sie auch einen Blick auf die Geschäftsbedingungen der Autovermietung und den Mietwagen-Tarif werfen.

Folgende Punkte können wichtig sein:

• Die Öffnungszeiten der Filiale der Autovermietung.
• Im Mietpreis enthaltene Fahrkilometer.
• Im Mietpreis enthaltene Versicherungen. Ist das Fahrzeug gegen Beschädigungen und Diebstahl versichert? Wenn nicht, was sind die zusätzlichen Kosten?
• Gibt es weitere Kosten, wie Steuern, Flughafengebühren, Nacht- oder Wochenendzuschläge, und wie teuer sind diese?

Einschränkungen bei der Nutzung des Fahrzeugs
Wenn mehr als eine Person den Mietwagen fahren wird, kann eine zusätzliche Gebühr für jeden weiteren Fahrer fällig werden. Es kann auch zusätzliche Gebühren für Einwegmieten geben. Und normalerweise gibt es Einschränkungen, wohin Sie mit dem Auto fahren können (zum Beispiel nur im Inland und nur auf befestigten Straßen)

Steuerersparnis im Ausland
Wenn Sie im Ausland ein Fahrzeug mieten, können Sie oft Steuern sparen, indem Sie den Dienst eines Mietwagen-Brokers nutzen. In diesem Fall schließen Sie einen Vertrag mit dem Broker. Er wird für Sie einen Voucher ausstellen. Sie werden dennoch Ihre Kreditkarte als Garantie für mögliche Schäden am Fahrzeug benötigen. Der Broker wird weder Mehrwertsteuer noch Umsatzsteuer bezahlen, wenn Sie nicht in dem Land wohnen, in dem Sie den Mietwagen nutzen. Der Vertrag mit dem Broker bestimmt dann zusätzliche Gebühren für Versicherungen, Zusatzfahrer etc. Sie sollten daher nicht nur den Voucher bei sich haben, sondern auch den Mietvertrag, der diese Punkte regelt. Und Sie sollten für den Fall von Unklarheiten mit dem Autovermieter vor Ort eine Notruf-Nummer des Mietwagen-Brokers haben.

Vermeiden Sie unliebsame Überraschung
Wenn Sie diese Regeln beachten, sollten Sie keine böse Überraschung am Schalter der Mietwagenfirma bei der Übernahme Ihres Fahrzeuges erleben müssen.

Umbuchung von Reiseleistungen

Das Webinar findet am Donnerstag, den 27. Mai 2010 um 15 Uhr deutscher Zeit statt. Sie erfahren reiches Hintergrundwissen, das Ihnen helfen wird, wenn Sie einen Flug, ein Hotel oder einen Mietwagen umbuchen müssen.

Das Webinar ist kostenlos. Fragen zum Thema können Sie hier bereits jetzt stellen.