Was kann Travel-Management?
Viele werden denken, Travel-Management befasse sich in erster Linie mit dem Ergattern von Rabatten und anderen Vergünstigungen beim Einkauf von Reiseleistungen. Weit gefehlt!
Aber was dürfen wir dann unter Travel-Management verstehen? Es geht in dieser Disziplin um die optimale Nutzung von Ressourcen mit Bezug auf Geschäftsreisen. Das fängt damit an, daß man herausfindet, wo Geschäftsreisen notwendig sind, und ob eine bestimmte Reise tatsächlich mehr Nutzen bringt als sie kostet. Für Mittlere und große Firmen wird der Bedarf für Geschäftsreisen anhand von vorher festgelegten Regeln bestimmt und in verschiedenen Kategorien organisiert. Dies beschleunigt den Entscheidungsprozess, macht Entscheidungen nachvollziehbar und erlaubt somit ein effektives Delegieren der Entscheidungen.
Aber jede Firma, sei sie noch so klein, sollte jedenfalls die Informationen zusammentragen, die zu einer Bewertung von Kosten und Nutzen einer Reise notwendig sind Kosten und den Nutzen. Nur so kann der Unternehmer oder das Management wissen, ob sie zu viel oder zu wenig Mittel für Geschäftsreisen bereitstellen, und ob diese Mittel einen angemessenen Gegenwert für die Firma erbringen.
Eine weitere Funktion von Travel-Management besteht darin, daß die anfallenden Reisekosten den entsprechenden Projekten oder Kunden-Beziehungen zugeordnet werden können. Dies ist notwendig, weil nur so die festgestellt werden kann, ob ein Projekt oder ein Kunde der Firma einen Gewinn oder Verluste beschert.
Erst danach kommt als weitere Aufgabe für das Travel-Management, Dienstleistungen für Geschäftsreisen günstig einzukaufen.
Ich gebe zu, daß dies eine sehr breite Definition von Travel-Management ist. Die meisten Reisemanager werden Ihnen sagen, daß sie die Reise-Richtlinien nicht selbst entwickeln, und daß sie auch nicht bewerten, ob eine Reise notwendig ist, oder nicht.
Im engeren Sinne wird unter Travel-Management somit die Zuordnung von Geschäftsreisen zu vorgegebenen Kategorien verstanden. Die Aufgabe des Travel-Managers ist es dann, die Reise kostengünstig entsprechend den Regeln zu organisieren, die für diese Kategorie auf einer höheren Hierarchie-Ebene festgelegt wurde. Die für das Controlling relevanten Informationen werden dann automatisch generiert und laufen bei der Buchhaltung auf.
Die Buchhaltung alarmiert dann Management-Funktionen an anderen Stellen in der Firma, wenn bestimmte vorher definierte Ereignisse eintreten – zum Beispiel auffällige Kosten-Steigerungen – und wenn die Zahlen von mehreren Abteilungen oder Projekten, die eigentlich vergleichbar sein sollten, sehr unterschiedlich sind oder sich deutlich in unterschiedliche Richtungen entwickeln. Außerdem stehen die durch ein professionelles Travel-Management generierten Informationen immer dann zur Verfügung, wenn die Profitabilität eines Kunden oder eines Projektes bewertet werden muss, oder wenn ein Angebot für ein Projekt erstellt werden muss, und dazu die anfallenden Kosten abgeschätzt werden sollen.
Ab Mitte Januar werden wir eine Reihe von Online-Seminaren veranstalten, in denen die verschiedenen Aspekte des Travel-Managements beleuchtet werden. An jedem Seminar können bis zu 30 Personen teilnehmen. Eine vorläufige Themenliste:
- Der Nutzen von Geschäftsreisen
- Alternativen zu Geschäftsreisen
- Stärken der Alternativen
- Kosten von Geschäftsreisen
- Der Zusammenhang zwischen Ausgaben für Reiseleistungen und Opportunitätskosten
- Was Travel-Management leisten kann
- Systematisches Travel-Management durch Reiserichtlinien
- Travel-Management Werkzeuge für kleine und mittelgroße Unternehmen
Wenn diese Themen für Sie interessant klingen, tragen Sie bitte hier Ihren Namen und Ihre Email-Adresse ein. Sie erhalten dann eine Einladung und das begleitmaterial für die Online-Seminare.
ABC der Hotelbuchung
Benötigen Sie Hotelreservierungen an Orten, die Sie noch nie gesehen haben? Es ist nicht schwer, dort irgendein Hotel zu buchen Wie sieht es aber mit einem geeigneten Hotel aus? Ruhig gelegen, sauber, in sicherer Umgebung? Oder nah am Flughafen, im Geschäftszentrum oder beim Messegelände? Das kann eine größere Herausforderung werden.
Fragen Sie Ihre Kontaktperson
Wahrscheinlich kennen Sie jemanden an dem Ort, den Sie besuchen werden. Wenn dem so ist, können Sie Ihre Kontaktperson bitten, ein geeignetes Hotel für Sie zu buchen. Sagen Sie deutlich, was für ein Hotel Sie suchen. Sonst könnte passieren, daß Sie in einem perfekten Hotel landen, das jedoch Ihr Budget sprengt. Oder sie könnten in einem Hotel mit ganz vernünftigen Tarifen landen, aber ohne Internet Zugang und Fitness Center. Das kann ärgerlich und teuer sein, wenn Sie beides benötigen.
Buchen Sie immer ein Hotel im Voraus
Wenn Sie nicht in der komfortablen Lage sind, daß Sie jemanden, der Ihr Reiseziel kennt, um Rat fragen können, haben Sie weitere Möglichkeiten:
- Sie können mit einer Internet-Suchmaschine nach Hotels an Ihrem Reiseziel suchen, und ein Hotel, das Ihnen zusagt, anrufen.
- Es gibt reichlich Webseiten, die auf Hotelbuchungen spezialisiert sind.
- Wenn Sie Ihre Zeit nicht mit der Suche nach einem Hotel über das Internet verschwenden wollen, können Sie Ihr Reisebüro nutzen.
Eins ist aber wichtig: Reservieren Sie im Voraus. Reisen Sie nicht einfach los und suchen dann nach einem Hotel, wenn Sie an Ihrem Reiseziel angekommen sind. Hotelbesitzer wissen, daß es teuer und zeitaufwendig ist, in der Fremde nach einem geeigneten Hotel zu suchen. Wenn Sie ein akzeptables Zimmer zu einem vernünftigen Preis wollen, dann müssen Sie Ihr Hotelzimmer reservieren, bevor Sie von zuhause losfahren.
Websites für Hotelbuchungen
Hotelbuchungsservice im Internet bieten Ihnen viele verschiedene Hotels an. Das beginnt beim preisgünstigen Hotel im Industriegebiet und geht bis zum feinen Fünf-Sterne Hotel in allerbester Lage. Wenn Sie nach einem Hotel mit üblichem Einrichtungen und normalem Service suchen, kann eine Hotelbuchungs-Website eine perfekte Option sein. Wenn sich an Ihrem Reiseziel Fuchs und Hase gute Nacht sagen, muß allerdings so manche Hotelbuchungsmaschine passen.
Garantierte Hotelbuchungen
Bei den meisten Hotel-Reservierungen sollten Sie Ihre Kreditkarteninformation als Garantie hinterlegen. Mit einer Garantie wartet Ihr Zimmer auch dann noch auf Sie, wenn Sie erst am Abend anreisen. Wenn Sie nicht kommen, wird Ihrer Karte der Preis für eine Nacht belastet. Eine Reservierung ohne Garantie wird üblicherweise gelöscht, wenn Sie bis 18 Uhr nicht im Hotel angekommen sind.
Stornogebühren
Bei einigen Sonderangeboten, an wenigen Tagen in der Hochsaison, während großer Messen oder an Feiertagen mit Festprogramm kann es eine Stornogebühr geben, und eine Frist, nach deren Ablauf eine Reservierung nicht mehr gestrichen werden kann. Wenn Sie Ihr Hotel über einen Reiseveranstalter im Rahmen einer Pauschalreise gebucht haben, müssen Sie auch mit restriktiven Stornobedingungen rechnen. Wie immer: Lesen Sie das Kleingedruckte.
Luxushotels
Wenn Sie nach Ihrem geliebten Luxushotel in einer Buchungsmaschine suchen, werden Sie es vielleicht oder vielleicht auch nicht finden. Die allerbesten Hotels bieten nicht nur erstklassige Anlagen und ausgezeichneten Service. Sie müssen auch wählerisch bei ihren Gästen sein. Oft nutzen sie einen sehr hohen veröffentlichen Preis als erste Barriere gegen unerwünschte Besucher. Empfehlungen, etwa durch Firmenkontrakte, können Ihnen bei Luxushotels einen hohen Rabatt einbringen. Wenn das Hotel Sie bereits als guten Gast kennt, können Sie auch in vielen Fällen ein hoher Preisnachlass auf den Listenpreis des Luxushotels genießen.
Einige Reisewebsites verlangen eine “Best-Preis-Garantie“ von Hotels, die in ihrem System angeboten werden. Ein Hotelmanager, der seine Gäste auswählen möchte, wird kaum einer außenstehenden Agentur Einfluß auf seine Preispolitk zugestehen. Mein Rat: Wenn Sie eine Hotel-Reservierung in einem Luxushotel wünschen, sollten Sie die Reisestelle Ihrer Firma nutzen, oder ein Reisebüro einschalten, das Zugang zu den Firmentarifen Ihrer Organisation hat. Sollte das nicht möglich sein, empfehle ich den altmodischen Weg: Nehmen Sie Ihr Telefon in die Hand und rufen Sie das Hotel an.
Webinar ABC der Mietwagenbuchung
Ich lade Euch recht herzlich ein zum kostenlosen Webinar
Das Webinar findet am Donnerstag, den 17. Juni 2010 um 15 Uhr deutscher Zeit statt. Das Webinar zeigt Ihnen, wie Sie böse Überraschungen im Zusammengang mit Mietwagen vermeiden können.
Das Webinar ist kostenlos. Fragen zum Thema können Sie hier bereits jetzt stellen.
Das ABC der Mietwagenbuchung
Wenn Sie per Flugzeug reisen, ist es öfters notwendig, für den Weg vom Flughafen zu Ihrem Reiseziel ein Auto zu mieten. Und weil es oft sehr teuer ist, an einem Flughafen zu parken, kann ein Mietwagen auch auf dem Weg zum Flughafen Geld sparen.
Zunächst gibt es einige Punkte, die Sie beachten müssen, wenn Sie einer kleinen Mietwagen-Katastrophe aus dem Weg gehen wollen. Hier sind die wichtigsten Vorraussetzungen, die Sie erfüllen müssen, bevor Sie den Schlüssel für Ihren gebuchten Mietwagen erhalten wollen.
Sie benötigen:
- Einen gültigen Führerschein. Und möglicherweise auch einen internationalen Führerschein.
- Oft muss der Fahrer mindestens 21 Jahre alt sein.
- Eine Kreditkarte. Die wenigsten Autovermietungen akzeptieren “Prepaid”-Kreditkarten oder Kreditkarten, auf denen die Kartennummer nur gedruckt und nicht geprägt ist. Es muss möglich sein, einen Abdruck der Karte auf einem speziellen Formular zu erstellen. Für teurere Mietwagen können auch zwei Kreditkarten verlangt werden; eine davon sollte dann eine American Express oder Diners Card ohne Limit sein.
- Wenn eine Firma ein Fahrzeug für einen Angestellten mietet, kann die Kreditkarte durch einen Firmenkontrakt und eine Kundenkarte mit Zahlungsfunktion, die von der Autovermietung ausgegeben wurde, ersetzt werden. Wenn der Firmenvertrag das erlaubt, kann dann der Angestellte die Kundenkarte anstatt einer Kreditkarte verwenden.
Wenn Sie eine dieser Bedingungen nicht erfüllen, werden Sie Ihr Auto nicht bekommen
Mietbedingungen
Bevor Sie Ihr Auto mieten, sollten Sie auch einen Blick auf die Geschäftsbedingungen der Autovermietung und den Mietwagen-Tarif werfen.
Folgende Punkte können wichtig sein:
- Die Öffnungszeiten der Filiale der Autovermietung.
- Im Mietpreis enthaltene Fahrkilometer.
- Im Mietpreis enthaltene Versicherungen. Ist das Fahrzeug gegen Beschädigungen und Diebstahl versichert? Wenn nicht, was sind die zusätzlichen Kosten?
- Gibt es weitere Kosten, wie Steuern, Flughafengebühren, Nacht- oder Wochenendzuschläge, und wie teuer sind diese?
Einschränkungen bei der Nutzung des Fahrzeugs
Wenn mehr als eine Person den Mietwagen fahren wird, kann eine zusätzliche Gebühr für jeden weiteren Fahrer fällig werden. Es kann auch zusätzliche Gebühren für Einwegmieten geben. Und normalerweise gibt es Einschränkungen, wohin Sie mit dem Auto fahren können (zum Beispiel nur im Inland und nur auf befestigten Straßen)
Steuerersparnis im Ausland
Wenn Sie im Ausland ein Fahrzeug mieten, können Sie oft Steuern sparen, indem Sie den Dienst eines Mietwagen-Brokers nutzen. In diesem Fall schließen Sie einen Vertrag mit dem Broker. Er wird für Sie einen Voucher ausstellen. Sie werden dennoch Ihre Kreditkarte als Garantie für mögliche Schäden am Fahrzeug benötigen. Der Broker wird weder Mehrwertsteuer noch Umsatzsteuer bezahlen, wenn Sie nicht in dem Land wohnen, in dem Sie den Mietwagen nutzen. Der Vertrag mit dem Broker bestimmt dann zusätzliche Gebühren für Versicherungen, Zusatzfahrer etc. Sie sollten daher nicht nur den Voucher bei sich haben, sondern auch den Mietvertrag, der diese Punkte regelt. Und Sie sollten für den Fall von Unklarheiten mit dem Autovermieter vor Ort eine Notruf-Nummer des Mietwagen-Brokers haben.
Vermeiden Sie unliebsame Überraschung
Wenn Sie diese Regeln beachten, sollten Sie keine böse Überraschung am Schalter der Mietwagenfirma bei der Übernahme Ihres Fahrzeuges erleben müssen.
Webinar: Umbuchung von Reiseleistungen
Ich lade Euch recht herzlich ein zum kostenlosen Webinar
Das Webinar findet am Donnerstag, den 27. Mai 2010 um 15 Uhr deutscher Zeit statt. Sie erfahren reiches Hintergrundwissen, das Ihnen helfen wird, wenn Sie einen Flug, ein Hotel oder einen Mietwagen umbuchen müssen.
Das Webinar ist kostenlos. Fragen zum Thema können Sie hier bereits jetzt stellen.
